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title: "Automatizar la creación de facturas | Documentación de Ordering.co"
description: "Diseña un flujo controlado de facturas con Google Sheets, Zapier y Zoho Books que proteja los datos financieros."
canonical: https://docs.ordering.co/es/docs/products/dashboard/reports/invoice-manager/automate-invoices/
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# Automatizar la creación de facturas

Este flujo externo usa una exportación de pedidos en Google Sheets, un flujo programado en Zapier y Zoho Books para preparar una factura de venta. En Dashboard, [Invoice manager](https://docs.ordering.co/es/docs/products/dashboard/reports/invoice-manager/) genera PDF a partir de los pedidos seleccionados. En este flujo, Zoho Books crea el registro contable. Pide a los responsables de Finanzas e Integraciones que aprueben los datos, el mapeo y la prueba antes de activar el flujo.

> **Protege los datos financieros**
>
> El flujo puede exponer nombres legales de negocios, totales de pedidos, tarifas, descuentos, propinas, impuestos y datos de facturas a Google Sheets, Zapier y Zoho Books. Una ejecución programada puede crear registros contables. Usa datos no productivos y entornos de prueba de proveedores hasta que el propietario autorizado defina el alcance, las credenciales, la retención, la reversión y el proceso de conciliación.

## Diseñar la hoja de entrada

Empieza con una exportación de pedidos aprobada. Sigue [Exportar pedidos](https://docs.ordering.co/es/docs/products/dashboard/orders/export-orders/) para exportar desde Dashboard y comprueba que el archivo contenga los campos y fechas que exige el periodo contable. En Google Sheets, mantén la exportación de origen separada de la pestaña **Monthly Totals**. Incluye el ID y nombre legal aprobado del negocio, el periodo contable, la moneda y solo los totales que necesita Finanzas.

### Usa fórmulas solo después de confirmar el esquema de la hoja

Usa fechas explícitas para el periodo cerrado, para que un reintento use la misma ventana de fechas. En este ejemplo, `Global History` tiene el ID del negocio en D, el subtotal en F y la fecha u hora del pedido en L. En **Monthly Totals**, `A2` contiene el ID del negocio, `J1` el inicio incluido y `J2` el fin excluido del periodo. Introduce fechas reales en ambas celdas y usa la misma zona horaria que la exportación.

```excel
=SUMIFS('Global History'!F:F, 'Global History'!$D:$D, $A2, 'Global History'!$L:$L, ">="&$J$1, 'Global History'!$L:$L, "<"&$J$2)
```

Por ejemplo, usa el 1 de abril como inicio y el 1 de mayo como fin para incluir los pedidos de abril. Adapta las referencias de columnas a la exportación y concilia el total antes de usarlo en una acción contable. [Referencia de SUMIFS en Google Sheets](https://support.google.com/docs/answer/3238496?hl=es)

## Configurar el flujo programado

Programa el disparador mensual de Zapier para después de completar la exportación aprobada. El horario usa la zona horaria de la cuenta de Zapier y puede ejecutarse unos minutos después de la hora seleccionada. Busca la fila por ID exacto del negocio y periodo cerrado. Detén la ejecución si falta la fila, hay varias coincidencias o el total carece de aprobación. [Documentación de Schedule by Zapier](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496288648461-Schedule-Zap-workflows-to-run-at-specific-intervals)

## Crear el registro contable

Para una prueba controlada, asigna la fila aprobada a la organización, cliente y partidas correspondientes de Zoho Books mediante **Create Sales Invoice** en Zapier. Comprueba con el responsable de Contabilidad la coincidencia exacta del cliente, las cantidades, tarifas e impuestos. Mantén **Send** desactivado durante la prueba. Comprueba el registro resultante por separado del envío y del pago. [Acciones de Zoho Books en Zapier](https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations) · [Operaciones de factura de Zoho Books](https://www.zoho.com/books/api/v3/invoices/)

## Revisar antes de activar

1. Confirma la exportación de pedidos, los ID y nombres legales de negocios, el límite del periodo, la moneda y los datos de entrada de las fórmulas.
2. Prueba de forma controlada el disparador de Zapier, la búsqueda de Google Sheets, la organización de Zoho Books, la coincidencia del cliente y la asignación de partidas.
3. Define la prevención de duplicados, el comportamiento de reintentos, la gestión de errores, la retención de registros y la conciliación con el responsable de contabilidad.
4. Antes de enviar el documento a un cliente o negocio, verifica el texto legal, impuestos, totales, destinatario y proceso de aprobación.
5. Mantén credenciales, claves de API, pedidos exportados y registros contables fuera de tickets de soporte, capturas, notas compartidas y esta documentación.

**Guías relacionadas:** [Invoice manager](https://docs.ordering.co/es/docs/products/dashboard/reports/invoice-manager/) · [Administrar facturas de negocios](https://docs.ordering.co/es/docs/products/dashboard/reports/invoice-manager/business-invoices/)