Automatizar la creación de facturas
Esta automatización usa una exportación de pedidos en Google Sheets, un flujo programado en Zapier y Zoho Books para preparar una factura de venta. Este flujo financiero abarca varios proveedores: puede consultar el historial de pedidos y datos de negocios, crear registros en un sistema contable y generar documentos. Antes de activarlo, pide a Finanzas, al propietario de la integración y a los proveedores pertinentes que validen la implementación y su documentación.
El flujo puede exponer nombres legales de negocios, totales de pedidos, tarifas, descuentos, propinas, impuestos y datos de facturas a Google Sheets, Zapier y Zoho Books. Una ejecución programada puede crear registros contables. Usa datos no productivos y entornos de prueba de proveedores hasta que el propietario autorizado defina el alcance, las credenciales, la retención, la reversión y el proceso de conciliación.
Diseñar la hoja de entrada
Este flujo requiere una exportación de pedidos aprobada antes de empezar. Esta guía no explica cómo exportar, así que no continúes hasta que el equipo lo haya completado mediante el proceso aprobado. Después, añade una hoja llamada Monthly Totals al mismo Google Sheet y crea estos encabezados:
- Business ID
- Business Legal Name
- Subtotal
- Delivery fee
- Service fee
- Discount Driver
- Tip Total
Introduce los campos de identidad del negocio únicamente a partir del registro comercial aprobado. El nombre legal que se usa en contabilidad puede diferir del nombre público de la tienda.
Usa fórmulas solo después de confirmar el esquema de la hoja
Este ejemplo usa la siguiente fórmula para sumar el subtotal del mes anterior de una hoja llamada Global History:
=SUMIFS('Global History'!F:F, 'Global History'!$D:$D, "="&$A2, 'Global History'!$L:$L, ">"&EDATE(TODAY(),-1))
Depende de una distribución concreta de columnas y de la semántica de fechas. Antes de volver a usarla, confirma las columnas de la hoja, la zona horaria, la moneda, el Business ID y el periodo contable. Luego copia la fórmula únicamente a las filas aprobadas para el flujo.
Configurar el flujo programado
Este ejemplo programa un flujo de Zapier para las 00:00 del primer día de cada mes y luego busca la fila correspondiente en Google Sheets.
Selecciona deliberadamente el negocio previsto. Un nombre similar, una fila desactualizada o una hoja equivocada pueden crear un registro contable incorrecto.
Crear el registro contable
Añade la acción de Zoho Books únicamente después de verificar la identidad del negocio, la búsqueda en la hoja, la organización contable y la correspondencia de partidas. Este ejemplo usa una acción de factura de venta, asigna al cliente del sistema contable el nombre del negocio seleccionado y utiliza el cargo por servicio como partida.
El documento que se muestra es solo un ejemplo de salida. No es una plantilla para copiar, un documento legal vigente ni una confirmación de que una automatización programada haya creado, enviado o cobrado una factura.
Revisar antes de activar
- Confirma la exportación de pedidos, los ID y nombres legales de negocios, el límite del periodo, la moneda y los datos de entrada de las fórmulas.
- Prueba de forma controlada el disparador de Zapier, la búsqueda de Google Sheets, la organización de Zoho Books, la coincidencia del cliente y la asignación de partidas.
- Define la prevención de duplicados, el comportamiento de reintentos, la gestión de errores, la retención de registros y la conciliación con el responsable de contabilidad.
- Antes de enviar el documento a un cliente o negocio, verifica el texto legal, impuestos, totales, destinatario y proceso de aprobación.
- Mantén credenciales, claves de API, pedidos exportados y registros contables fuera de tickets de soporte, capturas, notas compartidas y esta documentación.
Guías relacionadas: Invoice manager · Administrar facturas de negocios